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Arbeitsgruppe "Dokumente"

Ziel der Arbeitsgruppe "Dokumente" ist es, eine Systematik für Dokumente in medizinischen Einrichtungen in Bezug auf notwendige elektronische Signaturen zu entwickeln, praxistauglich zusammenzufassen und zukünftig aktuell zu halten.

Als Ergebnis der Arbeitsgruppe sollen somit eine praxisnahe dokumentenbasierte Empfehlung bezüglich des einzusetzenden elektronischen Signaturtyps in medizinischen Einrichtungen und gegebenenfalls Prozessabsicherungsempfehlungen entstehen. Dabei wird Wert auf den pragmatischen Umgang mit der elektronischen Signatur gelegt.

Mitwirkende / Beteiligte
  • J. Balfanz (Vorstandsbeisitzerin der Industriepartner)
  • A. Brandner (Sektion Medizinische Informationssysteme, Universitätsklinikum Heidelberg)
  • C. Duwenkamp (wissenschaftlicher Mitarbeiter, Peter L. Reichertz Instituts für Medizinische Informatik)
  • E. Feddersen (Pflegedirektion, Klinikum Braunschweig)
  • C. Haase (Leiterin Patientenverwaltung, Klinikum Neuruppin)
  • A. Hornberger (Student, TU Braunschweig)
  • Dr. S. Jandt (ITeG - provet - Universität Kassel)
  • A. Knüttel (Niedersächsische Krankenhausgesellschaft e.V.)
  • H. Kosock (wissenschaftlicher Mitarbeiter, Peter L. Reichertz Instituts für Medizinische Informatik)
  • V. Krön (Ärztekammer Nordrein)
  • D. Möller (Projektmanagement, Klinikum Neuruppin)
  • T. Renz (Pflege, Klinikum Braunschweig)
  • A. Ross (Digitales Archiv, Universitätsklinikum Heidelberg)
  • Prof. Dr. Roßnagel (ITeG - provet - Universität Kassel)
  • Prof. Dr. P. Schmücker (Institut für Medizinische Informatik, Universität Mannheim)
  • Dr. jur. K. Scholz (Ärztekammer Niedersachsen)
  • Dr. C. Seidel (CIO, Klinikum Braunschweig)

Aktuelles:

(absteigend nach Datum geordnet)

Fachpublikation veröffentlicht (19 Mai 2010)

Das Buch Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. CCESigG (Hrsg.), C. Seidel, H. Kosock, A. Brandner, J. Balfanz, P. Schmücker (Autoren) - Empfehlungen für den Einsatz elektronischer Signaturen und Zeitstempel in Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens

(ISBN: 978-3-8322-9102-0) wurde im Shaker Verlag veröffentlicht. Zur Buchbestellung folgen sie dem Link.

Fachpublikation (11 Mai 2010)

Die Arbeitsgruppe "Dokumente" hat Ihre Arbeit abgeschlossen. Die Ergebnisse werden in Form einer Fachpublikation mit dem Titel "Empfehlungen für den Einsatz elektronischer Signaturen und Zeitstempel in Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens" innerhalb dieses Monats veröffentlicht.

Zentrales Thema dieser Empfehlung ist eine Systematik der Dokumente elektronischer Datenverarbeitungssysteme in Klinken im Hinblick auf die zu verwendende Signatur, die die Arbeitsgruppe "Dokumente" zusammen mit namhaften Experten entwickelt hat.
Diese Systematik soll Kliniken und Institutionen die Sicherheit bieten, bei einer konkreten Umsetzung der elektronischen Dokumentation unter Einsatz elektronischer Signaturen alle gesetzlichen Vorschriften und Regelungen beachtet zu haben, derart dass einerseits das erforderliche Maß an Rechts- und Beweissicherheit der elektronischen Dokumente gewährleistet wird und andererseits die hierzu erforderliche Technik und der  organisatorische Aufwand mit Augenmaß praktikabel gestaltet werden können.

Die Publikation wird mit der ISBN 978-3-8322-9102-0 vom Shaker Verlag (Postfach 10 18 18, D 52018 Aachen, Tel.: 02407 / 95 96 0, Fax: 02407 / 95 96 6) veröffentlicht.

Als Quintessenz der Empfehlung lassen sich folgende Regeln formulieren:

Braunschweiger Regeln zur Archivierung mit elektronischen
Signaturen im Gesundheitswesen
  1. Generelle Verwendung archivgeeigneter Dateiformate (z.B. PDF/A) sowie qualifizierter elektronischer Signaturen und Zeitstempel mit Anbieterakkreditierung durch die Bundesnetzagentur (nachfolgend als akkreditierte Signatur bzw. akkreditierter Zeitstempel bezeichnet).

  2. Akkreditierte Signatur originär elektronischer Dokumente, für die gesetzliche Regelungen die Schriftform fordern (grundsätzlich kann die Schriftform – unterschriebenes Papierdokument – gemäß § 126a Abs. 1 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden).

  3. Akkreditierte Signatur für Dokumente zur externen Verwendung und für interne Dokumente, die einen besonders hohen Stellenwert (z.B. Beweisinteresse) haben.

  4. Akkreditierter („Eingangs-“) Zeitstempel für Dokumente externer Einsender.
    (Kann auch durch Regel Nr. 6 umgesetzt werden).

  5. Geeignetes Authentifizierungsverfahren für alle sonstigen Dokumente.

  6. Zeitnahe Archivierung der Dokumente, Protokoll- und Verifikationsdaten in einem revisionssicheren Archiv mit akkreditiertem („Archiv-“) Zeitstempel, in jedem Fall innerhalb von maximal 24 Stunden nach Erstellung oder Erhalt.

  7. Absicherung des Betriebes des elektronischen Archivs nach dem Stand der Technik durch Umsetzung allgemein anerkannter Regelungen und Normen (z.B. ISO 27001,BSI) – im Idealfall Nachweis durch ein Zertifikat.

  8. Hash- und Signaturerneuerungen gemäß den Vorgaben der Bundesnetzagentur; Datei- und Medienkonvertierungen gemäß den Empfehlungen der BMWi-Studie TransiDoc.

  9. Generelle Vermeidung von Medienbrüchen. Falls dennoch ersetzendes Scannen erforderlich ist:

    1. Aufbewahrung der Originaldokumente, für die gesetzliche Regelungen die Schriftform fordern und keine Erlaubnisvorschrift zum ersetzenden Scannen besteht.

    2. Verwendung eines abgesicherten Scannverfahrens nach dem Stand der Technik mit akkreditierter Signatur und / oder akkreditiertem Zeitstempel durch qualifiziertes eigenes Personal oder einen geeigneten externen Dienstleister.

    3. Sicherstellung des uneingeschränkten Fortbestands des Versicherungsschutzes.

  10. Dokumentation und Handlungsanweisungen hinsichtlich der Verfahren, des Einsatzes der Signatur und weitergehender Regelungen (Verantwortlichkeiten, Datenschutz, Aktenstruktur etc.) in einer Archivordnung.

Zwischenbericht (05 November 2009)

Am Donnerstag den 05.11.2009 wurde auf dem Treffen der Mitglieder über den aktuellen Stand der Arbeitsgruppe berichtet, dass sich die Arbeitsgruppe auf ein Zwischenergebnis einigen konnte. Des Weiteren wurde die Arbeitsgruppe um weitere Mitglieder erweitert. Die Ausarbeitung eines entsprechenden Leitfaden ist in Arbeit und die Fertigstellung des Leitfaden wird Anfang 2010 angestrebt.

Der ausführliche Bericht über die Zwischenergenisse ist im Mitgliederbereich verfügbar.

Weitere Informationen

Arbeitsergebnisse, Protokolle und weitere Informationen zu dieser Arbeitsgruppe erhalten Sie im geschlossenen Mitgliederbereich! Bitte loggen Sie sich dafür über den rechten Dialog ein.

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